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従業員による横領が起きたとき、企業対応はどうすべき?

 

会社経営の中でも重要な労務管理。
従業員による不正問題はどの企業にも起こり得るもので、経営者様の頭を悩ませる問題です。
今回は、不正問題の中でも比較的多い従業員による「お金の不正」、横領問題についての対処法をお伝えします。

 


 

⑴ 不正行為は必ずしも単純ではない、事例から考える「横領」とは?

誰でも知っている言葉・犯罪である「横領」
そもそも「横領」というのは、どのような行為が該当するのでしょうか。

 

事例1

支店長Aが、自らが管理する会社の資金を自身のプライベート口座に送金して金銭を着服した。

この支店長の行為は、横領罪に該当することはイメージしやすいかと思います。

 

 

事例2

支店長Bが、好意を寄せるCの気を引くために、その職権を乱用してCのプライベート口座に送金した。
支店長自らは一切経済的なメリットを受けていない。

この支店長の行為は、横領なのでしょうか。

 

 

事例3

従業員Dが、取引先の担当者Eと共謀して架空案件の受注をした。
取引先名義の請求書も発行し、会社の資金を使って支払いを済ませた。
Dは取引先Eから隠れてキックバックを受けた。

Dの行為は、横領なのでしょうか。

 

 実際の着服案件は着服が発覚しないように、証拠を偽造し、さらには足がつかないように現金で動かして客観的な資料を何も残さず巧妙に行われると、事案の正確な把握が困難なケースもあります。

 

 別の観点で考えてみましょう。
 次の事例のような場合、会社は完全な「被害者」というだけで済まされるのでしょうか。

 

事例4

営業担当者Fが、架空の経費の伝票を作成し、会社から資金を引き出して自ら着服していた。
また、その経費に関連して、Fは、取引先に対する請求書の中にも架空の請求内容を紛れ込ませ、その請求書で支払を受けた代金から架空の経費伝票を用いて着服していた。

Fを雇用している会社は、単純な「被害者」なのでしょうか。

 

 従業員が、その地位を乱用して自ら何等かの利益を受けようとする形態はさまざまであり、特に会社に「ばれないように偽装する手口」が巧妙になるほど、どのような構成で、だれに対して、どのように対応すればよいのかは、必ずしも単純ではありません。

法律上の区別も難しい問題をはらんでいます。
「横領」なのか、「背任」なのか、「詐欺」なのか、「窃盗」なのか、それとも全く別の類型なのか…
 事案にもっとも妥当する法的な構成を念頭にその後の手続きを進めないと、本来初期に対応しておくべきであった事実の確認や証拠の確保などに失敗し、暗礁に乗り上げてしまうケースもあります。

 また、取引先を巻き込んだ不正行為については、被害者であるはずの会社自身が、取引先に対して使用者責任を負うケースもありうるところであり、慎重に内容を見定める必要があります。
 従業員による不正が疑われたときは、「事実関係の確認」作業と、「その裏付け」を進めることが必要ですが、その作業を進めるなかで、「どのような構成」で、「どのような責任を追及するのか」、も同時に検討しておく必要があると言えます。

⑵ 初動が重要であることを理解する

Ⅰ 事実確認を認める書面の作成

 不正行為を確認し、その裏付けを進めた後は、まずは事実関係を当事者に確認し、事実を認める内容の書面に署名することを求めるべきです。   

 事案が明らかになった直後は、後ろめたさや言い逃れができないという気持ちが強いため、真実であればあるほど、事実を正直に認める可能性が高くなります。その時点で判明している被害金額を確認の上、少なくともこれを賠償する旨(後日調査の上追加の被害が明確になった時は、別途賠償する旨)を約束させることも考えてよいでしょう。

 裏付け調査が不十分な場合、証拠の隠滅や口裏合わせ、さらには対象者が次第に冷静になり、証拠が無ければ不正があっても証明できないだろうと考え、事実を認めず虚偽の弁解に終始される事態を招きかねません。

 その意味では初動は重要であり、特に本人からの聴取にあたっては、どこまで何を確保してから責任を追及するのか、追及する際にどこまで何を確保しているのかをどの程度開示すべきかを含め、慎重に証拠の十分性を評価した上で、聴取の順序も検討した上で事情を聴取する必要があります。

 

Ⅱ 告訴すれば目的を達成できるとは限らない

 貴社が何を目標とするのか優先順位を明確にするべきです。被害額の填補を最優先とするのか、社会的な非難を回避し、社内の秩序を維持することを優先するのか等、目標に従って最も適切な方法を検討すべきでしょう。

 告訴をする場合、事案の複雑さや証拠の程度により、最終的な起訴範囲が当初想定していた範囲を大幅に縮小され、さらには懲戒解雇の効力そのものが対象者から争われて立証の壁に突き当たる可能性もあります。このあたりは、立証可能性、リスクを十分に評価、認識した上で方針を選択すべきでしょう。

事例

・数千万円の横領被害が発覚し、会社は告訴した。
最終的に検察庁が起訴したのは、その10分の1にも満たない金額であった。
・詐欺罪として構成した案件で、詐欺の内容及び被害額を証明できる証拠を確保できたのが、詐欺行為が発覚した直後のものであったため、告訴の範囲を大幅に減額された。

 上記事例は、実際に経験に基づくものです。警察・検察は、その立場や目的から、行為者に事実を否認された場合を考え、ある程度確実に立証できる範囲に絞って起訴するというマインドになります。
 最終的に、告訴する、という選択そのものが、対象者とのやりとりで一つの交渉カードになることを理解し、会社として何を優先するのか、どの程度の証拠があるのかを慎重に評価して見定める必要があります。

 

Ⅲ キャッシュの回収方法を考える

 不正を行った者の資産が十分であれば、その者からキャッシュを回収することが原則です。対象者の資産が不十分であれば、雇用契約時の身元保証契約に基づき、身元保証人に請求することが考えられます。

 もっとも、身元保証人の責任については、身元保証法によって責任の範囲が制限されるケースや、現行民法を前提とすると、極度額を超えて請求ができないという限界があります。

 本人が、将来の収入から払うというのであれば、連帯保証人をつけることも求めてよいと思います。分割払いであれば平行して公正証書の作成も検討すべきです。

 

※ 保険
従業員に不正があった場合、利用できる保険を付保していないのか、あらためて保険の内容を確認すべきでしょう。

 

⑷ 被害額によっては、労働者からの請求を受ける可能性がある

 被害額の弁償・賠償を請求した場合、実務上、よく起こるのが、反対に労働者から金銭請求がなされることです。
 不正の被害額が少ない場合、カウンターとして未払いとなっている残業代等が当該従業員から請求されるリスクも念頭に置くべきです。

 

⑸ 感情で処理することは避けるべき

 不正を行った従業員は解雇して当然と思いますか?
 
 懲戒解雇する場合、懲戒解雇が法的に有効なのかを、有効となるようきちんと手続を経る必要があります。一時の感情で懲戒解雇を選択することは避けるべきです。
 退職金と懲戒解雇との関係も精査する必要もあります。
 懲戒解雇が退職金不支給の条件となっている場合であっても、必ずしも全額不支給が確実に認められるとは限りません。案件によっては退職金を一部支給し、その中から弁償させることも検討すべきです(ただし、相殺する場合には、別途相殺が有効か否かの論点が発生するので慎重に対応する必要があります。)。

 従業員の不正問題は、巧妙になされるケースも多く、複雑であればあるほど、どのような法的構成で責任を追及するかという問題を慎重に検討するべきです。
 特に被害にあった企業の経営者様からすれば、「許せない」という感情がわくことは当然ですが、他方で事案の把握と証拠の確保、方針の確定、責任追及の方法、最終的な落としどころを見据えて対処することが必要であり、場当たり的、感情的な対応はかえって被害者である企業の立場を苦しくする可能性があることも冷静に考えて行動すべきでしょう。